北京开放大学_直属学院
学院介绍

年度计划

当前位置: 首页 >> 学院介绍 >> 年度计划 >> 正文

2017年度直属学院(中专部)工作总结和部门测评汇报

时间:2018年01月10日 17:25    来源:直属学院    浏览:

2017年,按照学校党委一号文件以及国开业务稳步发展、自主业务特色发展、非学历教育创品牌、社会教育树影响的总基调,直属学院全体教职工完成全年招生任务和经济目标任务,保证教学平稳运行,学院教职工承受住了相应的招生竞争压力、运行压力、经济指标压力、人员减少、工作任务增加的压力、收入直接减少压力。经过一年的历练,大家在各自的工作岗位上思想认识和工作境界进一步提高、工作能力和聪明才智进一步展现,抗压能力和应对突发情况的能力进一步增强。学院各项运行工作流程更加完备规范,教职工队伍更加团结、学院班子更加和谐、为学校转型发展贡献了自己的力量。

一、部门工作完成情况及效果

按照完成经济指标情况、履职情况、部门管理三个方面进行汇报。

(一)以高度责任心和主人翁意识完成经济指标

直属学院2017年度应完成年度经济指标合计770万元,实际完成年度经济指标合计约776万元,经济指标完成率为100.78%。

为了完成学院年度经济指标,学院从招生、内控、返款等多个环节抓落实。

1.积极拓展合作渠道,确保招生规模稳定

确保招生人数是学院完成年度经济指标的根基。直属学院2017全年招生1855人,其中春季学期455人,秋季学期1400人,比2016年招生1300人,招生人数增长42.6%。学费总收入1157万元。

在学历教育招生整体下滑的趋势下,直属学院依托教职工和学习点,积极拓展招生渠道。首先,针对教职工,采取完善招生长效激励机制、提升招生动力的举措。如2017春季学期学院尝试将教职工招生与绩效考核挂钩,用学校追加的预算额度设定招生绩效奖励,体现多劳多得优劳优酬,进一步完善了招生激励的长效机制。

其次,针对老的学习点招生不断下降的局面,利用国家开放大学将学习点设置权限下放到分部的政策调整契机,积极拓展新的学习点。2017年秋季学期新增接触招生洽谈单位共计14家,其中新缔结合同涉及4家,正式取得学习点批文的3家。通过招生洽谈拓展出新的学习点为17秋招生工作做出了重要贡献。此外,学院还统筹设计加强对学习点的运行支持服务,锁定学习点招生积极性。比如院领导带领招生、教务、教学、办公室等部门围绕学期教学重点和学生期末考试走访学习点,将服务送上门,使学习点看到了我们的合作诚意和服务能力,比如培黎学院2017春季招生20人,2017秋季招生100人。

2.完善内控,确保注册收费无漏洞

由于注册学生情况复杂,为了确保学生注册收费无漏洞,2017秋季学期教务部门通过比较和分析2017春季学期的学籍注册情况,寻找注册漏洞,比如发现某学习点在执行按学年交费时避开了交费学期注册,15春学生少交学费22万元,及时对向学习点进行追缴,为学院减少直接损失8万元。

3.多科室协同核算返款确保返款金额无差错

学院按照与学习点签订的合同进行学费与组考费返还,由于合同签订的时间不同、合作约定不同,国开和北开业务的合同说明内容不同,因此不同的学习点返还情况有一定的差异性。为了确保返款没有差错,由学院办公室牵头,在初步核算基础上,招生、教务、负责学习点管理的科室一同研讨,对返款金额进行把控,确保返款计算无差错。追回一家学习点长期拖欠的二十万的学费。

履职情况

直属学院主要运行国开业务,还有部分北开业务、中专业务,业务量大,但是教职工表现出极强的业务能力和强烈的服务意识,主动意识、责任意识、担当意识。现就学院的履职情况进行汇报。

1.完成常规基本任务的情况

直属学院积极做好国开业务的招生与运行,确保教学工作有序开展、确保教务考务管理规范、及时,教材发放到位,同时在学生支持服务、教学质量保障、导学教师管理、学习点服务等常规工作方面强化内涵建设、倡导精细化管理。北开业务继续以项目方式运行,中专业务维持稳定。

(1)教学管理不断规范

2017年度学院本科有8个专业开课,专科有6个专业开课。全年开设课程258门,安排面授辅导课程116门,聘请校内外专兼职教师92人次。全年共聘请综合实践环节指导教师132名,组织14次综合实践环节培训,审核本专科社会调查及实训1796份,专本科论文340份。完成工程造价专科、金融专科、数字媒体专科、广告专科四个扁平化试点专业的教学工作。同时努力解决招生与运行之间的矛盾,通过加强对新亚、速通、中大网校、培黎、新媒体、吉利、人文等教学点的教学管理的指导与服务工作,送服务上门,既保证招生规模,同时将规模扩大带来的运行困难和风险降到最低。

(2)教务考务管理平稳有序

学院确保注册、考试、毕业、学位等业务及时规范办理。2017春注册学生2649人,安排课程201门,期末考试17241考次,办理毕业660人,办理学位50人;2017秋注册学生3237人,安排课程224门,期末考试18431考次,办理毕业810人,办理学位48人。(见表1)

表1:2017年教学教务有关数据

项目

2017春季学期

2017秋季学期

2017全年

开课专业

8个本科、14个专科

安排课程

总体情况(门)

201

224

425

学院开设(门)

66

64

130

小专业课(门)

30

8

38

调停课(门)

57

29

86

报课情况

正报课(门)

562

584

1146

预报课(门)

429

——

429

聘请面授辅导教师(人)

47

46

93

学生注册(人)

2649

3237

5886

毕业(人)

660

810

1470

学位(人)

50

48

98

期末考试报考(考次)

17241

18431

35672

(3)教材发放确保到位

2017年发售各类教材2367人次17864册,其中发售主教材10673册,形成性考核册和期末复习指导等各种资料7191册。总售书率82.5%,新生售书率为96%,老生的售书率为69%。教材售出合计约37万元。

(4)学生支持服务和学习点支持服务细致有效

积极参加学校和国家开放大学举办的各种学生活动。我院在学校组织评选的“2017年优秀校园活动展播活动”中,荣获优秀组织奖;在2017年“我的大学”微信摄影比赛中,被评为优秀组织奖,燕京杯“我的学习故事”演讲大赛活动3人获得指导教师奖,2017年燕京奖教金评选获奖导学教师6人。

此外,2017年,我院学生国家开放大学奖学金获奖学生24人,吴晗奖学金获奖1人,北京银行好学奖学金获奖14人,优秀毕业生(春季)12人,优秀毕业生(秋季)7人。 “我的大学”微信摄影比赛学生个人优秀作品奖获得者4人。燕京杯“我的学习故事”演讲大赛活动二等奖1人,优秀奖2人。上述学生活动中,全体导学教师付出了积极努力。

提出按照业务流制定班主任工作手册;建立班主任例会制度,院领导集体参加,一站式解决班主任工作中的困难和问题。在过去设定专人统筹对接学习点管理的基础上,从2017秋季开始,将学习支持服务部的职能扩展到学习点统筹管理和服务。

(5)北开业务运转良好

完成了北开业务的常规运行,确保北开业务在学习、考试、收费及学习点工作安排及返款环节有保障。完成有关学籍、网考信息、导学教师匹配、收费信息等数据核对,作为考点完成北开考试组织工作。组织全年429次,对于北开业务运行过程中出现的问题,并就学习过程中出现的问题如新媒体变更教学安排、学生对个别课程的教师评分反映强烈、与相关学院和北开教务处进行沟通、协商与解决。

(6)中专业务保持稳定

2017年中专春季招生39人,开设3个专业。秋季招生13人,开设3个专业。共计招生52人。1月毕业2人,7月毕业66人,共毕业68人。完成中专法人年检。向市教委申报并开设《舞蹈表演》专业。向海淀教委上报基层报表。

2.完成临时任务的情况

(1)完成北校区教室改造与装修工作

2017春季学期完成北校区一层的装修改造,具体涉及4个机房、3个教室、1个招生大厅、2个办公室(班主任公共办公室、教材兼考务办公室)。此外,清理了中专历年教学资料,安置好中专建校以来毕业学员档案。

(2)完成国家开放大学教学检查自查与实地检查工作

2017年秋季学期,我院作为学校基层教学单位,接受国家开放大学的教学检查。在完成自查的基础上,2017年11月16日,迎接了国家开放大学的实地教学检查。学院对本次教学检查高度重视,由院长牵头,全院动员,组成工作组,制定了《2017直属学院教学自查工作实施方案》、《2017年国开业务教学检查迎检工作实施方案》,将迎接教学检查纳入全院性工作统筹。学院通过《实施精细化管理 环环紧抓落实》的实地汇报,向国开检查组展现了学院19年的办学历史和办学质量,并就新时代国开业务的发展提出了自身的思考,获得了国开检查组的一致认可。

(3)完成金融中心学生接盘工作

学院按照学校的要求,接收金融中心11春到15春的331名学生,收回金融中心在我院的办公用房,安排专人对金融中心的学生进行管理。

3.创新创优

(1)根据变化的实际创新内部工作机制和管理模式

在粗放发展野蛮生长阶段,学院是通过大量外聘兼职人员和支付劳务费的方式,将业务流细分到依靠大量的人力来支撑,系统性规范性统筹性管理都比较弱化。近两年,学生规模发生深刻变化,教学运行管理必须跟随变化的实际进行调整。2017年,学院通过设定全院性重点工作、以项目方式推动学院创新工作和学期重点工作、以各科室团队协同方式推动科室阶段性紧急任务的落实等管理模式和工作模式创新,推动部门工作任务的全面落实。

(2)通过倡导精细化管理推动内涵建设,提高管理服务质量

尽管在国开业务三级办学的学习中心层面,推动内涵建设的空间非常有限,但面对学生的需求,2017年在院务会集体决策、加班审批权限上移的基础上,学院继续通过规范面授课管理,院务会成员担任面授课教学督导,增加带班班主任岗位;规范班主任分班和计酬方式,将比较随意任性的选择带班规范为专本归并进行管理,将兼职班主任按照学生人数计酬规范为班主任工作与科室工作统筹为岗位工作,接受岗位工资和绩效考核;按业务流分解班主任工作流程、为学习点提供统筹管理与服务、为班主任提供一站式服务等方式,倡导精细化管理,进一步提高管理服务质量,为学生和学习点带来好感受。

)部门管理

一年来,直属学院由于4名事业单位教职工退休、离职,3名辅助性岗位离职,3名职工产假,同时事业编制职工收入直接减少一万元,辅助性岗位直接减少6000元。与此相对应的是招生人数和学习点数量在增加、注册人数没有减少、国开教学改革没有完全到位带来的教学运行复杂程度在加剧,学校内部改革和调整使学院的软硬件资源减少等等现实情况,对学院的管理工作提出了极大挑战。为了确保学院的教学质量,责任落实到位,尽可能调动教职工的工作热情,强化学院凝聚力,学院在管理方面采取了以下举措:

1.梳理岗位职责,提高部门管理效率

学院认真梳理了各科室的岗位职责,将由于人员变化和业务调整产生的业务内容重新进行了修改和完善,做到人员分工明确、责任落实到位。如学习点招生是保持生源的必由之路,加强学习点管理成了当务之急,通过加强学院学习支持服务部的业务范畴,落实学习点的规范管理。再如,北校区四号楼一层的机房和教室管理由学院负责,学院在岗位职责中新增并明确了由专人负责机房安全、教室安全等。再如,学籍岗位由于人员离职,学院经过统筹考虑,对人员进行了重新布局,确保教务运行有保障、有效率。

2.加强与各部门的协调沟通,确保学院管理工作落地有效

直属学院积极配合学校的各项工作要求,在学校的党建评估、党风廉政建设检查、两委换届等重大工作中积极落实学校的有关要求。同时,作为直接服务学生的单位,管理工作的很多精力放在对学生的管理服务以及相关的部门沟通上。如针对面授课、毕业论文指导等教师聘请、国开教学业务改革中涉及计划变更和平台应用、北开业务学生课程学习等方面出现的问题,及时与相关部门及学院沟通。同时,对于国开业务部和北开教务处布置的有关工作,能够做到及时、有效的落实与反馈。

3.制度保障

首先,完善了院务会制度,制定了院务会议事规则,让学院的决策制度更加科学。建立了支委会例会制度,涉及学院人财物的重大事项,支委会提前商议;其次,学院规范了收费的流程以及各科室之间协同收费的管理制度,确保收费无疏漏;第三,学院建立了班主任例会制度,明确了院长主持、各业务科室参加并跟进班主任会纪要的要求。提出按照工作流程梳理了班主任职责,制定班主任手册,确保班主任对学生的服务准确、及时。

4.团队建设

学院领导倡导团队合力、倡导组织行为,提倡业务发展是基础,人的发展是目标。院领导在各种场合反复强调学院的工作宗旨是调动每一个人的积极性,标明每个职工的优点和长处,部署工作时关注教职工的职业生涯发展。年内与外部门合作申报了学校的创新团队项目。招生与考试等全院性工作,院长及普通教职工都要参与。某科室的阶段性重点工作,科室之间要配合与共同推动。经过一年来的努力,学院三名老师获得优秀教务工作者称号,学院获得优秀教务集体称号。一名老师获得优秀学生管理工作者称号。招生获得优秀招生校长、招办主任和六名优秀招生个人奖励。学院党支部获得“北京开放大学先进党支部”称号。

(四廉洁自律

学院按照学校党风廉政建设的要求,以支部建设为抓手,以党员带头为驱动,牢固树立“四个意识”,坚定“四个自信”,做到“四个服从”,严控“四风”,将“两学一做”常态化与学院实际工作紧密结合。院领导认真履行党风廉政建设主体责任,及时传达并贯彻落实上级关于党风廉政建设的决策部署,利用一切会议和谈心谈话机会宣传讲解党风廉政要求,注意将此工作向下延伸和传导。注重将学校安排的党风廉政建设活动、上级开展的各种检查,比如收费检查、群众身边的腐败、为官不为为官乱为专项检查、巡视整改和审计整改、党建评估、两委换届等重大活动作为向教职工开展党风廉政教育的机会。党员带头落实中央八项规定和实施细则精神,在招生、考试、专项检查等学院全面工作时广大党员能够发挥模范带头作用,在利益面前懂节制懂退让。部门的内控制度不断完善,通过调整部门人员工作,完善了多年以来在学籍管理岗位上可能出现的疏漏。年内部门成员没有发生任何违背党风廉政的事情。

二、部门工作中存在的问题及原因

)招生工作处于困难和两难境地

招生困难:随着高等教育普及化,北京城市功能定位的变化,疏解非首都功能带来的目标人群产业转移出北京,招生下降趋势越来越明显。同时外省市在北京招生价格便宜亦对招生工作产生影响。

招生两难:招生需要对接市场与体制内单位的制度壁垒之间的矛盾,以及招生规模扩大同时带来的风险,招生规模扩大与学院实际运行能力之间的矛盾。

(二)学校内部体制机制调整不到位使办学支撑能力不足问题凸显

直属学院的立院之本在于依托学校的软件硬件资源。实施二级管理后,无法依托又不能独立,过去的一年,之前的优势急剧减少。比如,因为教室资源的减少,机网考由过去一次性考完,现在得分几个周六日才能完成;网络环境也较原来不稳定;技术支持力量变弱;由于学校按照绩点考核教师工作量,并且校内教师的绩点基本饱和且不能额外计酬,所以直属学院聘请校内教师担任面授课教师、毕业论文指导教师方面非常困难,这既造成了学院教学运行方面的压力,同时外聘人员也难以保证教学质量。

(三)部门人员减少和收入减少带来的运行压力

直属学院的第二个立院之本在于灵活的用人方式和激励机制。过去学校并不直接投放事业编制职工到直属学院,但允许学院根据学生规模和工作量自行聘用工作人员在人事处备案。学院年终有独立于学校其他部门的奖金,日常工作有相应的激励。

2016年底学院工作人员33人,与2016年初比减少4人,2017年,受收入直接减少的影响,学院辅助性岗位工作人员减少3人。事业编制职工退休2人、离职2人,3名职工休产假。另一方面,学院注册学生数没有减少,招生人数和学习点还在增加,国开教学改革没有完全到位带来的教学运行复杂程度在加剧。学院事业编制职工2017年初收入直接减少一万元,辅助性岗位直接减少6000元,学校对学院的经济指标要求较2016年有提高10%。

三、改进思路及措施

)通过增加合作方稳定招生规模

一年来,学院在院领导的带领下,走访二十多家招生洽谈单位,通过详细交流办学历史和办学要求,了解洽谈对象的办学条件、办学诚意和办学情怀,缔结新的学习点。同时对老的学习点进行拜访,送服务上门,让教学点感受到我们的合作诚意,稳定住生源。

)通过梳理业务流程实施精细化管理防范招生风险

招生规模的稳定越来越多依靠民办培训机构的生源,这些机构缺乏足够的教育情怀有逐利性,以最少的投入获得收益是他们的价值取向,不可避免带来从招生到教学运行方面的不完整不规范行为,为此,必须通过不断进行的教学改革加以扭转,作为国开业务流中的学生端管理运行的部门,没有太多的自主性,只能通过笨办法,不计得失地把对学习点的监管前移甚至直接服务上门,提前做足功课,科室协同作战,提供一站式上门服务,改变过去对学习点的粗放式管理为精细化管理,最大程度上避免运行风险。

(三)通过内部管理统筹,各科室协同方式克服人员不足的困难

在人员不足的情况下,学院首先对全院性重点工作进行了详细的统筹安排,招生和考试工作全院动员,人人有责,不分本岗位职责是什么;学期重点工作,确定项目牵头人,提出协同工作的部门和人员,以协同工作的方式确保工作高效运转。科室阶段性工作由部门主管提前报请主管院长,确定后,其他科室安排专人配合。此外,加强二级绩效管理,通过将重点工作内容列入部门绩效考核的方式鼓励教职工坚守岗位,圆满完成岗位职责的要求。

总之,为学院一年的工作点赞。这是一个有大局意识和责任心的部门,是一个朴实务实踏实的部门,是一个能够弯下身子服务学生的部门。一年的工作得到校领导和校内有关部门的帮助、支持和关爱,学院会一如既往做好本职,也希望学校能够继续发挥直属学院“试验田”的作用,给予学院更多的支持。


直属学院   

2018年1月4日

版权所有© 北京开放大学   

办公地址:北京市海淀区皂君庙甲4号    邮政编码:100081   
办公电话:82160805    82160807         招生热线:82160606    82160808

访问: